خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی-بخش دوازدهم

نوشته دیمون زاهاریادس
بخش دوازدهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

در دو بخش قبلی با شش قدم از قدم های زاهاریادس برای برنامه ریزی آشنا شدید و بخش دوازدهم این خلاصه نویسی را با قدم هفتم آغاز می کنیم. 

قدم ۷:
فهرست تان را از وظایف غیر ضروری هرس کنید.

یکی از مهمترین کارهایی که قادر به انجام آن هستید، پاکیزه نگهداشتن فهرست اصلی تان می باشد.

باید مرتبا فهرست خود را از کارهایی که دیگر در دستیابی به اهداف تان تأثیری ندارند هرس کنید. چرا که با اضافه شدن موارد جدید، کارها به سرعت از کنترل شما خارج خواهند شد.

وقتی ما لیست خود را هرس می کنیم، مدیریت وظیفه ساده تر خواهد شد. این کار بازدهی شما را هم افزایش خواهد داد.

چه نوع وظایفی کاندیدای حذف شدن هستند؟ 

به دنبال این موارد بگردید: 

خواسته ها 

خواسته ها، کارهای بیش از اندازه گسترده ای هستند که در دستیابی به اهداف درست تعریف شده، ضرورت کمتری دارند. این ها را از فهرست اصلی خارج و در فهرست خواسته ها بگذارید.

کارهای مبهم 

کارهای مبهم، آن کارهایی هستند که از کمبود مفاد یا چارچوب رنج می‌برند.

کارهای ناچیز 

کارهای ناچیز آن کارهایی هستند که بدون هیچ پیامدی، قادر به حذف شدن هستند.

تصمیمات 

تصمیمات، چیزی از جنس عهد و پیمان هستند. آنها با کارهای برنامه‌ریزی شده ی عادی فرق دارند چرا که معمولاً نیاز به تغییر در عادت ها دارند.

به عنوان مثال تصمیم هایی مثل ورزش کردن و کاهش وزن، همه ی این کارها را از فهرست کارهای اصلی خود حذف کنید.
 
در عوض آنها را در فهرست جداگانه به نام اهداف سبک زندگی قرار دهید و همانند پروژه‌ها با آنها رفتار کنید.

قدم ۸:
مقدار زمان مورد نیاز هر وظیفه را برآورده کنید.

باید بدانید که هر مورد برنامه ریزی شده در فهرست تان چقدر از شما وقت خواهد گرفت. 

این اطلاعات به شما اجازه می‌دهد بر اساس مقدار زمان موجودتان برای انجام آنها، کارها را برای فهرست روزانه خود انتخاب کنید. 

اگر زمان تخمینی تکمیل هر مورد را بدانید می‌توانید برنامه‌های واقع‌بینانه ایجاد کرده و همچنین از سر و کله زدن‌با وظایفی که باید روز بعد هم ادامه پیدا کنند اجتناب کنید.

برای محاسبه زمان تخمینی تکمیل یک وظیفه، باید پیش نیازهای انجام وظیفه را بدانید این شامل ابزارها، و اطلاعات و داده های مورد نیازی است که دیگران باید در اختیار ما بگذارند است.

در برابر خودفریبی در برآورد زمان مورد نیاز مقاومت کنید. ما تمایل داریم نسبت به توانایی هایمان در به انجام رساندن کارهای بیش از حد خوشبین باشیم. زمان مورد نیازمان را دست‌کم می‌گیریم. نسبت به این میل اشتباه هشیار باشید.

در بالا گفتیم که ما تمایل داریم مقدار زمان مورد نیازمان جهت تکمیل کارها را دست کم بگیریم می‌خواهیم بیش از حد خوشبین باشیم. 

همچنین مایلیم به خودمان زمان زیادی جهت انجام رساندن کارها بدهیم. این هم از جهتی خطرناک است چون وقتی زمان زیادی به خودمان می دهیم و هیچ فوریتی پشت آن کار وجود ندارد، دچار راحت‌طلبی خواهیم شد و این راحت طلبی به شدت روی بازدهی مان تاثیر گذاشته و آن را تضعیف خواهد کرد.

اینجا لازم است دوباره قانون پارکینسون را یادآوری کنم: کار به اندازه ی زمانی اختصاص داده شده جهت تکمیل طول می کشد.

+2️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.